Case study, czyli studium przypadku, jest jedną z metod rekrutacji stosowaną przy selekcji pracowników na stanowiska menedżerskie i executive. Pozwala na sprawdzenie, jak kandydat zachowa się w sytuacji, z którą mógłby mieć do czynienia jako pracownik firmy. To niezwykle praktyczna i skuteczna metoda jednoczesnej weryfikacji umiejętności miękkich i wiedzy kandydata.

Studia przypadku w procesie rekrutacji

Dowiedz się:

• na czym polega specyfika case study w rekrutacji i jakie są wady i zalety tej metody badania kompetencji,
• jak je przygotować, by pomogło zrekrutować najlepszych kandydatów,
• sprawdź przykłady studium przypadku, które można wykorzystać,
• przekonaj się, czym różni się ta metoda od zadań próbnych czy testów sytuacyjnych.

Na czym polega case study?

Jest to zadanie odnoszące się do rzeczywistego problemu, z którym kandydat może się spotkać w swojej codziennej pracy. Składa się z:

• opisu sytuacji,
• pytania problemowego, z którym trzeba się zmierzyć,
• kompletu informacji, które mogą być potrzebne do wykonania zadania,
• wytycznych, w jaki sposób przesłać czy przedstawić rozwiązanie.

Kandydat zapoznaje się z dostępnymi materiałami, np. opisem sytuacji wyjściowej, raportami, treścią maili, opiniami pracowników i na tej podstawie dokonuje diagnozy sytuacji, a następnie rekomenduje konkretne działania.  

Skąd się wzięła ta metoda?

Studium przypadku, jako metoda dydaktyczna, po raz pierwszy została wykorzystana w 1914 roku na Harvard Business School. Następnie została przechwycona przez inne szkoły biznesu i uniwersytety w USA i Europie Zachodniej. Zaczęto jej powszechnie używać w nauczaniu studentów zarządzania i ekonomii. Służyła (i nadal służy) jako narzędzie do rozwijania praktycznych umiejętności rozwiązywania problemów oraz podejmowania decyzji. 

Z czasem, kiedy hr-owcy zaczęli poszukiwać nowych metod, które pozwolą im oceniać potencjał kandydatów bardziej efektywnie, zaczęto włączać zadania typu case study w proces selekcji, jako część rozmowy kwalifikacyjnej (tzw. case interview) lub jako etap sesji Assessment lub Development Centre.

Co sprawdza case study?

Zadania bazujące na studium przypadku umożliwiają ocenę mocnych i słabych stron kandydatów w działaniu. Merytorycznym problem pozwala ocenić, zarówno czy kandydat ma wystarczającą wiedzę (co pozwala zweryfikować informacje z CV) jak i czy ma kompetencje miękkie, które pozwolą mu efektywnie pracować. jednocześnie kandydat częściowo może przekonać się jak wygląda praca na danym stanowisku i z jakimi problemami może się w niej mierzyć.

Metoda ta pozwala wnioskować na temat poziomu m.in:

• logicznego i analitycznego rozumowania,
• kreatywnego myślenia i generowania innowacyjnych rozwiązań,
• umiejętności rozwiązywania problemów,
• pracy pod presją czasu,
• wiedzy z konkretnych obszarów,
• umiejętności komunikacyjnych, w tym prezentowania przed grupą oraz używania pomocy wizualnych.

Kiedy przeprowadzić case study? 

Studium przypadku jest stosowane zwykle w końcowych etapach rekrutacji, kiedy mamy już wybraną grupę wyselekcjonowanych, najlepiej rokujących kandydatów. Wynika to z tego, że jest to metoda stosunkowo kosztowna. Może być przeprowadzana w czasie rozmowy kwalifikacyjnej lub podczas assessment center.

Studia przypadków w rekrutacji są powszechnie stosowane w wielu branżach: 

• konsultingu zarządczym, 
• marketingu, 
• administracji publicznej, 
• outsourcingu. 

Coraz częściej stosują je też start-upy przy zatrudnianiu kluczowych pracowników (np. C-level, product managerów, marketing managerów). 

Najbardziej znane są case study przygotowuywane przez firmy Wielkiej Czwórki (Deloitte, EY, KPMG, PwC), które od lat konsekwentnie wykorzystują studia przypadków w swoich procesach rekrutacyjnych i coraz więcej firm zaczyna iść za ich przykładem.

Minusy zadań typu case study w rekrutacji

Case study to skuteczna metoda weryfikacji kompetencji i umiejętności kandydata, jednak nie jest pozbawiona wad. Przede wszystkim wymaga ogromnego zaangażowania czasu. Menedżer czy asesor musi przygotować takie studium przypadku, które będzie mogło pokazywać wybrane umiejętności. Z kolei uczestnik procesu musi poświęcić czas na wykonanie zadania. Następnie osoby biorące udział w rekrutacji muszą przeprowadzić analizę case study i ocenić to, jak kandydat sobie poradził.

Problemem, choć nieco rzadszym niż w przypadku próbnych zadań rekrutacyjnych, o których piszemy nieco więcej poniżej, jest również obawa kandydatów dotycząca kradzieży pomysłów, dlatego, mimo iż case study powinno dotyczyć konkretnego problemu, trzeba wybrać go tak, aby nie było obawy o późniejsze wykorzystanie pomysłu.

Rozwiązaniem jest tu:

• wybór problemu abstrakcyjnego (niezwiązanego bezpośrednio z działalnością firmy)
• wybór realnego problemu z przeszłości, który już został rozwiązany.

Niektóre firmy decydują się na zapłatę za udział w case study, aby kandydat, niezależnie od wyniku rekrutacji, nie czuł, że jego wiedza specjalistyczna jest wykorzystywana za darmo (tzw. rejection fee). 

Jak przygotować case study?

1. Zastanów się, które kompetencje chcesz sprawdzić / potwierdzić. Wybierz nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5. 
2. Sięgnij do historii problemów na danym stanowisku, a jeśli ma to być nowa pozycja, zastanów się, jakie mogą być typowe wyzwania pracownika. Wybierz taką sytuację, która jest realna, częsta, a plan jej rozwiązania można przedstawić w 15-60 minut. 
3. Rozpisz case study i przygotuj materiały pomocnicze. Upewnij się, że wybierasz temat, który:
   • można rozwiązać na więcej niż jeden sposób, 
   • nie jest zbyt mocno związany z kulturą organizacji (której kandydat nie zna), 
   • faktycznie bada kompetencje, które chcesz sprawdzić. 
4. Przygotuj informację dla kandydata oraz arkusz oceny dla asesorów, który pomoże w ocenie rozwiązania zarówno pod kątem badanych kompetencji jak i i trafności,  głębokości analizy oraz wartości proponowanego rozwiązania.
5. Podsumuj wyniki wraz z innymi informacjami zebranymi podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Błędy w przygotowywaniu case study na potrzeby rekrutacji: 

• zadanie, które wymaga wielogodzinnej analizy, 
• problem, z którym aktualnie boryka się firma (istnieje wtedy ryzyko tego, że kandydat uzna, że jest wykorzystywany do wygenerowania pomysłów). Takie zadanie trudniej też ocenić.

Case study w rekrutacji – przykłady:

Zadanie rekrutacyjne typu case study na stanowisko HR & Recruitment Manager 

Tak przygotowane case study pozwala zbadać to, czy: 

• kandydat umie zdiagnozować problem (nieprawidłowa konstrukcja obecnego procesu),
• określić jakich informacji mu brakuje (proces onboardingu, metody selekcji),
• zna różne metody selekcji i ich efektywność oraz potrafi dobrać je do potrzeb kandydatów, tak by wspierać candidate experience,
• czy zaplanuje proces wielotorowo, weźmie pod uwagę budżet i inne dostępne zasoby itd. 

Case study a inne metody w rekrutacji

Istnieją alternatywne metody zbierania danych o kandydacie. Często mylone z case study są zadania próbne oraz testy sytuacyjne. 

Studia przypadku a próbne zadania rekrutacyjne

Zadania próbne w rekrutacji są stosowane w celu potwierdzenia określonych kompetencji kandydata. W odróżnieniu od case study skupiają się na badaniu wąskiej, ograniczonej liczby kompetencji, której dotyczy to zadanie. Zadaniem próbnym może być m.in:

• analiza konkurencji, badająca umiejętność analizy i wiedzę na temat tego, jak przeprowadzić taką analizę
• napisanie artykułu próbnego, by zbadać umiejętności tworzenia contentu,
• przygotowanie harmonogramu pracy, które ma na celu sprawdzenie, czy kandydat lub kandydatka potrafią priorytetyzować zadania,
• wykonanie zadania obliczeniowego, by sprawdzić, czy kandydat jest w stanie rozwiązać działanie matematyczne bez pomocy kalkulatorów czy komputera.

Case study jest o wiele obszerniejsze i wymaga wykonania kilku działań.

Jeśli zadanie próbne jest skonstruowane w taki sposób, że firma może mieć korzyść z jego wykonania (np. napisanie próbnego artykułu) to mimo tego, że jest realizowane w ramach rekrutacji, kandydat powinien otrzymać za nie wynagrodzenie. W przypadku case study rozwiązywanego podczas sesji assessment center czy rozmowy kwalifikacyjnej, większość firm nie wypłaca wynagrodzenia.

Studia przypadku a testy sytuacyjne

Kompetencyjne testy sytuacyjne służą do badania tego, jak przypuszczalnie zachowa się kandydat w danej, hipotetycznej sytuacji. W przeciwności do case study, w testach znajdują się w nich opisy sytuacji zawodowych i różnych możliwych reakcji na nie. Kandydat wybiera spośród proponowanych odpowiedzi. W studium przypadku kandydat sam tworzy rozwiązanie sytuacji a możliwości postępowania są nieograniczone.