Polityka prywatności Kandydata/Uczestnika

Ten dokument wyjaśnia, co dzieje się z Twoimi danymi, gdy rozwiązujesz assessment na platformie Heroify. Pytania: gdpr@heroify.co.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

W procesie oceny Twoje dane przetwarzają dwa podmioty w różnych rolach.

Firma, która zaprosiła Cię do assessmentu (Administrator). To pracodawca lub organizacja prowadząca rekrutację albo ocenę pracowników. Decyduje, po co Cię ocenia, jak długo przechowuje wyniki i co z nimi robi. To ona ma obowiązek poinformować Cię o zasadach przetwarzania Twoich danych w swoim procesie (art. 13 lub 14 RODO), np. w zaproszeniu lub ogłoszeniu. Z pytaniami o podstawę prawną rekrutacji, decyzję o zatrudnieniu, usunięcie danych z procesu lub dostęp do nich zwróć się do tej firmy.

Heroify (dostawca platformy). Heroify sp. z o.o., ul. Padewska 23/7, 00-777 Warszawa, NIP 5213930518. Dostarczamy technologię i w większości działamy na zlecenie Administratora, wyłącznie zgodnie z jego instrukcjami (jesteśmy wtedy podmiotem przetwarzającym). Nie podejmujemy decyzji o Twoim zatrudnieniu.

W kilku ściśle określonych obszarach Heroify samo decyduje o celu przetwarzania i jest wtedy administratorem Twoich danych. Dotyczy to: potwierdzenia kodem e-mail lub SMS, że korzystasz ze swojego zaproszenia, i mechanizmów rzetelności testu (sekcja 4), Twojego profilu kandydata z historią wyników (sekcja 6) oraz norm statystycznych i analiz jakości testów (sekcja 7). W tych sprawach pisz bezpośrednio do nas.

Kontakt w sprawach ochrony danych: gdpr@heroify.co.

Platforma jest przeznaczona dla osób pełnoletnich.

2. Jakie dane przetwarzamy i po co

Podanie imienia, nazwiska, e-maila i odpowiedzi jest dobrowolne, ale bez nich nie da się wziąć udziału w assessmencie. Numer telefonu jest potrzebny tylko wtedy, gdy Administrator włączył weryfikację SMS. Korzystanie z profilu kandydata po zakończeniu procesu jest Twoim wyborem.

3. Weryfikacja i czas na ukończenie

Przed rozpoczęciem potwierdzasz kodem wysłanym e-mailem, SMS-em albo obiema metodami, że korzystasz ze swojego zaproszenia (o metodzie decyduje Administrator) i akceptujesz Politykę Uczciwości. Czas na ukończenie widzisz przed startem; po jego upływie assessment zostaje zamknięty i nie możesz rozpocząć go ponownie samodzielnie. Jeśli Administrator poprosi Heroify o umożliwienie Ci ponownego podejścia, pierwsze rozwiązanie jest usuwane i podchodzisz do assessmentu od nowa.

4. Mechanizmy rzetelności (anti-cheating)

Assessmenty są rozwiązywane zdalnie, bez nadzoru osoby. Żeby wyniki były wiarygodne i uczciwe dla wszystkich, podczas aktywnej sesji testowej rejestrujemy dane techniczne z następujących kategorii:

• zdarzenia w oknie przeglądarki, w którym rozwiązujesz test (np. opuszczenie karty testu),
• czas odpowiedzi na poszczególne pytania oraz czas rozpoczęcia i zakończenia sesji,
• adres IP oraz typ urządzenia i przeglądarki.

Szczegółowych reguł, według których oceniamy te dane, nie publikujemy, bo ich ujawnienie ułatwiłoby obchodzenie zabezpieczeń; kategorie zbieranych danych są jednak dokładnie takie, jak wyżej.

Na tej podstawie system oblicza wskaźnik zaufania (wysoki, średni, niski). Rekruter widzi wskaźnik oraz jego wyjaśnienie: zdarzenia w oknie przeglądarki i czasy odpowiedzi, na których wskaźnik się opiera. Wskaźnik i jego wyjaśnienie stają się częścią Twojego wyniku u Administratora i są przechowywane tak długo jak wynik (sekcja 10); pozostałe dane techniczne sesji (adres IP, urządzenie, przeglądarka, zapisy o kodach) usuwamy po 6 miesiącach. Wskaźnik jest tylko sygnałem: system nie odrzuca Cię automatycznie, nie unieważnia wyniku ani nie ukrywa go przed rekruterem. Ocenę sygnałów i decyzję podejmuje człowiek po stronie Administratora, do którego możesz zgłosić zastrzeżenia. Nie używamy kamery ani mikrofonu, nie zbieramy danych biometrycznych, nie nagrywamy przebiegu sesji i nie monitorujemy nic poza aktywną sesją testową. W razie błędu technicznego zapisujemy pseudonimizowany raport błędu (bez treści odpowiedzi, imienia, e-maila i adresu IP), który służy wyłącznie naprawie usterki.

Heroify jest administratorem tych danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zapewnienia rzetelności oceny w interesie Administratorów i uczciwych kandydatów. Możesz wnieść sprzeciw (art. 21 RODO); rozpatrzymy go indywidualnie i poinformujemy Cię oraz firmę, która Cię zaprosiła. Rejestrowanie danych technicznych jest niezbędne do przeprowadzenia zdalnego testu, więc zwykle nie da się go wykonać bez tego mechanizmu; o ewentualnej alternatywnej formie oceny decyduje firma, która Cię zaprosiła.

5. Jak wykorzystujemy sztuczną inteligencję

Platforma Heroify korzysta z systemów sztucznej inteligencji, w tym z modelu językowego, do przygotowania oceny dla rekrutera.

Co robi AI. Odpowiedzi na pytania zamknięte są punktowane algorytmicznie. Treść części pytań może być dopasowana z użyciem AI do stanowiska, o które się ubiegasz, a dla części testów AI dobiera pytania z puli przygotowanej przez zespół psychometryczny Heroify, tak aby zestawy nie powtarzały się między assessmentami; sposób punktowania jest taki sam dla wszystkich kandydatów w tym samym teście. Na podstawie wyników testów oraz wymagań stanowiska podanych przez rekrutera model językowy generuje krótkie podsumowanie: Twoje mocne strony, obszary do pogłębienia w rozmowie i potencjalne kwestie problematyczne. Platforma wyświetla też wynik ogólny, miejsce w rankingu kandydatów danego assessmentu i wskaźnik zaufania.

Co trafia do dostawcy modelu językowego. Nazwa, poziom i opis stanowiska, Twoje wyniki testów i skal wraz z interpretacjami, nazwy kompetencji. Nie trafiają: Twoje imię i nazwisko, e-mail, telefon, treść Twoich odpowiedzi, adres IP. Dane są pseudonimizowane; dostawca nie wykorzystuje ich do trenowania swoich modeli.

Kto decyduje. Wszystko, co generuje AI, jest wsparciem dla rekrutera. Decyzję o zaproszeniu na rozmowę, zatrudnieniu, awansie lub odrzuceniu podejmuje człowiek po stronie Administratora. Heroify nie podejmuje wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

Czego AI nie robi. Nie rozpoznaje emocji, nie analizuje głosu ani obrazu, nie wnioskuje o Twoim pochodzeniu, przekonaniach, zdrowiu ani innych cechach prawnie chronionych, nie uczy się na Twoich danych.

Twoje prawa w związku z AI. Masz prawo wiedzieć, że jesteś oceniany/a z użyciem systemu AI (informuje Cię o tym Administrator; ten dokument jest tego częścią). Możesz poprosić Administratora o wyjaśnienie, jaką rolę wynik z platformy odegrał w decyzji, która Cię dotyczy; Heroify udostępnia Administratorowi opis czynników, które wpłynęły na wynik. Więcej o systemie AI: https://heroify.co/pl/nota-ai.

Heroify jest dostawcą systemu AI wysokiego ryzyka w rozumieniu unijnego AI Act (systemy służące rekrutacji i ocenie pracowników).

6. Twój profil kandydata

Po każdym ukończonym assessmencie udostępniamy Ci raport zwrotny. Wierzymy, że każdy, kto poświęca czas na test, zasługuje na informację zwrotną, dlatego jest to stała funkcja platformy, którą firma zapraszająca Cię akceptuje, korzystając z Heroify. Raport zwrotny zawiera ogólną informację o poziomie Twoich wyników (np. poniżej średniej, powyżej średniej, znacząco powyżej średniej) oraz krótkie omówienie; nie zawiera szczegółowych wyników liczbowych, notatek, statusów ani decyzji rekruterów.

Kopię raportów zwrotnych zapisujemy w Twoim profilu kandydata, abyś mógł/mogła do nich wrócić także po zakończeniu procesu prowadzonego przez firmę, która Cię zaprosiła. Profil widzisz tylko Ty i nie jest udostępniany pracodawcom. Prowadzimy go jako administrator, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest umożliwienie Ci dostępu do własnych wyników.

Zasady korzystania z profilu. Profil kandydata to bezpłatna usługa Heroify sp. z o.o. (ul. Padewska 23/7, 00-777 Warszawa, KRS 0000903229, NIP 5213930518), świadczona drogą elektroniczną na poniższych zasadach, które akceptujesz przy pierwszym logowaniu:

• Logujesz się kodem jednorazowym wysłanym na adres e-mail lub numer telefonu, którego użyłeś/aś w assessmencie. Potrzebujesz urządzenia z dostępem do internetu i aktualnej przeglądarki z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do działania sesji.
• Korzystasz wyłącznie z własnego profilu i nie udostępniasz kodów logowania innym osobom. Nie wolno podejmować działań zakłócających działanie platformy ani zmierzających do uzyskania dostępu do danych innych osób. Treści testów widoczne w raportach są własnością Heroify i nie mogą być kopiowane ani rozpowszechniane.
• Możesz zamknąć profil w każdej chwili, pisząc na gdpr@heroify.co; to także sposób wniesienia sprzeciwu wobec jego prowadzenia. Zamykamy go również po 12 miesiącach od ostatniego logowania (od utworzenia, jeśli nigdy się nie logowałeś/aś). Po zamknięciu usuwamy dane służące wyłącznie profilowi i wyłączamy dostęp; nie usuwa to danych, które przetwarzamy na zlecenie firmy prowadzącej Twój proces oceny, a wnioski dotyczące tych danych przekazujemy tej firmie.
• Profil jest usługą bezpłatną, udostępnianą w takim stanie, w jakim jest; dokładamy starań, aby działał prawidłowo, ale nie gwarantujemy nieprzerwanej dostępności. Reklamacje dotyczące działania profilu kieruj na contact@heroify.co; odpowiadamy w ciągu 14 dni. Nie wyłącza to uprawnień z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym o ochronie konsumentów.
• Aktualne zasady korzystania z profilu znajdziesz zawsze w tej Polityce (sekcja 6), z datą wersji na początku dokumentu; jeśli nie akceptujesz zmian, możesz w każdej chwili zamknąć profil. Zasady podlegają prawu polskiemu.

7. Normy porównawcze i analizy jakości testów

Żeby wyniki można było porównywać z innymi osobami rozwiązującymi ten sam test, budujemy normy statystyczne (percentyle) oraz analizujemy jakość psychometryczną testów, żeby je ulepszać. Wykorzystujemy do tego Twoje wyniki testów z metadanymi (test, język, poziom stanowiska, kwartał), bez imienia, nazwiska i e-maila. Dopóki Twoje wyniki są przechowywane w procesie firmy, która Cię zaprosiła, są to dane pseudonimizowane (da się je powiązać z Tobą w naszej bazie), które przetwarzamy jako administrator na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz wnieść sprzeciw, a jeśli go uwzględnimy, Twoje wyniki nie są dalej wykorzystywane do norm ani analiz. Po usunięciu Twoich wyników z procesu firmy pozostają wyłącznie zagregowane statystyki, których nie da się powiązać z Tobą. Normy w raportach zawierają tylko liczby zagregowane. W analizach wspiera nas dostawca narzędzi analitycznych działający na nasze zlecenie; ten sam dostawca może na zlecenie firmy, która Cię zaprosiła, pomagać w diagnostyce pojedynczego wyniku, zawsze bez Twoich danych identyfikacyjnych. Nie oceniamy Cię na podstawie tych analiz.

8. Komu przekazujemy Twoje dane

• Administratorowi (firmie, która Cię zaprosiła) i jej systemowi rekrutacyjnemu (ATS), jeśli go z nami połączyła.
• Dostawcom technicznym działającym na nasze zlecenie (kategorie): hosting (serwery w UE), wysyłka e-maili, wysyłka SMS, ochrona ruchu, dostawca modelu językowego, monitorowanie błędów, narzędzia analityczne do badania jakości testów (na danych bez imienia, nazwiska i e-maila).
• Organom publicznym wyłącznie na podstawie obowiązku prawnego.

Informację o konkretnych odbiorcach udostępniamy na żądanie (gdpr@heroify.co).

9. Transfery danych poza EOG

Główna infrastruktura Platformy (aplikacja i bazy danych) znajduje się na serwerach w Unii Europejskiej. Część dostawców (ochrony ruchu, SMS, e-maili, modelu językowego, monitorowania błędów, narzędzi analitycznych) może przetwarzać dane w USA. Transfer opieramy wtedy na decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony (art. 45 RODO; EU-US Data Privacy Framework dla certyfikowanych dostawców z USA) albo na standardowych klauzulach umownych (art. 46 RODO) i oceniamy ryzyko transferu. Kopię zabezpieczeń udostępniamy na żądanie. Do dostawcy modelu językowego przekazujemy wyłącznie dane pseudonimizowane, bez Twoich danych identyfikacyjnych.

10. Jak długo przechowujemy dane

Jeśli toczy się reklamacja, spór lub postępowanie organu, możemy przechowywać dane objęte tą sprawą dłużej, do jej zakończenia.

11. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych i ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na umowie lub zgodzie (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu (art. 21), a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl).

Do kogo się zwrócić:

• w sprawie danych z procesu rekrutacyjnego (odpowiedzi, wyniki, decyzje, usunięcie z procesu): do firmy, która Cię zaprosiła. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoje żądanie tej firmie i Cię o tym poinformujemy;
• w sprawie profilu kandydata, kodów weryfikacyjnych, danych technicznych sesji, norm i analiz: do nas, gdpr@heroify.co. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca.

Swoje raporty zwrotne widzisz w profilu kandydata. Pełną informację z art. 15 RODO (w tym o szczegółowych wynikach, danych technicznych, odbiorcach i okresach; wnioski dotyczące danych przetwarzanych na zlecenie firmy prowadzącej Twój proces przekazujemy tej firmie) uzyskasz, pisząc na gdpr@heroify.co.

12. Pliki cookie

Podczas assessmentu używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania sesji i jej bezpieczeństwa (w tym narzędzia ochrony przed botami). Nie stosujemy wobec kandydatów cookies marketingowych ani analitycznych. Raporty błędów technicznych opisuje sekcja 4.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki ochrony danych odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie, kontrolę dostępu i separację danych poszczególnych Administratorów.

14. Zmiany Polityki

O zmianach informujemy, publikując nową wersję z datą na początku dokumentu; aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem i podlinkowana w profilu kandydata. Wersja polska jest rozstrzygająca w razie rozbieżności z wersją angielską.

15. Kontakt

E-mail: gdpr@heroify.co Adres: Heroify sp. z o.o., ul. Padewska 23/7, 00-777 Warszawa