Polityka prywatności

Obowiązuje od 30 września 2026 r.

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy osób korzystających z platformy Heroify jako Klienci (firmy i organizacje nabywające usługi) oraz Użytkownicy (rekruterzy, menedżerowie, administratorzy kont), a także osób kontaktujących się z Heroify i odwiedzających stronę heroify.co.

Jeśli jesteś Kandydatem/Uczestnikiem biorącym udział w ocenie kompetencji, zapoznaj się z odrębną Polityką Prywatności Kandydata/Uczestnika: https://heroify.co/pl/polityka-prywatnosci-kandydaci/.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Heroify sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Padewska 23/7, 00-777 Warszawa, KRS: 0000903229, NIP: 5213930518 (dalej: Heroify, my).

W relacji z Klientami i Użytkownikami Heroify jest administratorem danych. W relacji z kandydatami Klientów Heroify działa co do zasady jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta, na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA): https://heroify.co/pl/dpa.

Kontakt w sprawach ochrony danych: gdpr@heroify.co. Adres korespondencyjny: Heroify sp. z o.o., ul. Padewska 23/7, 00-777 Warszawa.

2. Kogo dotyczy niniejsza Polityka

Polityka reguluje przetwarzanie danych osobowych:

osób reprezentujących Klientów oraz osób kontaktowych do rozliczeń,
Użytkowników platformy działających w imieniu Klienta,
osób kontaktujących się z Heroify w sprawach handlowych, wsparcia lub w związku z webinarami i materiałami,
odwiedzających stronę heroify.co, w tym korzystających z publicznych narzędzi na stronie.

Polityka nie reguluje przetwarzania danych Kandydatów/Uczestników. Opisuje je Polityka Prywatności Kandydata/Uczestnika.

3. Jakie dane zbieramy

3.1. Dane podawane przy zakładaniu Konta i korzystaniu z platformy: imię (i nazwisko, jeśli je podasz), służbowy adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako nieodwracalny skrót), nazwa organizacji, stanowisko, rola w platformie, odpowiedzi z krótkiej ankiety rejestracyjnej (np. wielkość firmy, cel korzystania), treść zgłoszeń do wsparcia.

3.2. Dane rozliczeniowe (od 30 września 2026 r.): nazwa i adres firmy, kraj, NIP lub numer VAT UE (albo oświadczenie o statusie przedsiębiorcy dla podmiotów spoza UE), adres e-mail do faktur, imię i nazwisko osoby dokonującej zakupu, historia zakupów i faktur, status płatności. Dane karty płatniczej podajesz bezpośrednio operatorowi płatności Stripe; Heroify ich nie widzi ani nie przechowuje.

3.3. Dane zbierane automatycznie: adres IP i dane połączenia, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, dane o sposobie korzystania z platformy (odwiedzane ekrany, czas sesji, wykonywane akcje), identyfikatory sesji, logi systemowe i diagnostyczne, pliki cookie (sekcja 10).

3.4. Dane ze źródeł zewnętrznych: dane kontaktowe z publicznie dostępnych źródeł biznesowych (np. profile zawodowe w serwisach typu LinkedIn) wyłącznie w celu nawiązania współpracy B2B, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Heroify. Informację o przetwarzaniu (art. 14 RODO) przekazujemy przy pierwszym kontakcie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych. Możesz zażądać ich usunięcia w każdej chwili.

3.5. Dane z publicznych narzędzi na stronie: jeśli korzystasz z "Rekomendatora metod oceny", przetwarzamy treść, którą wpiszesz (np. opis stanowiska), oraz techniczne logi wywołania, w celu wygenerowania rekomendacji i utrzymania narzędzia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Treść jest przekazywana dostawcy modelu językowego bez Twoich danych identyfikacyjnych i nie jest używana do trenowania modeli. Wpisane treści i logi usuwamy po 30 dniach. Nie wpisuj tam danych osobowych innych osób; jeżeli takie dane zostaną wpisane, usuwamy je na żądanie (gdpr@heroify.co).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do określonych celów (zasada minimalizacji, art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Podanie danych oznaczonych jako wymagane przy rejestracji i zakupie jest warunkiem zawarcia umowy i korzystania z platformy; podanie pozostałych danych (np. odpowiedzi w ankiecie rejestracyjnej, zgoda na newsletter) jest dobrowolne.

Cel	Podstawa prawna
Zawarcie i wykonanie umowy: założenie i prowadzenie Konta, świadczenie usług platformy, komunikacja systemowa i onboardingowa	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś stroną umowy (np. prowadzisz jednoosobową działalność); art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy działasz w imieniu organizacji będącej Klientem (nasz i Klienta uzasadniony interes w wykonaniu umowy)
Obsługa zakupów: pobranie płatności, weryfikacja podatkowa (VIES), obsługa reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś stroną umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy dokonujesz zakupu lub jesteś kontaktem do faktur w imieniu organizacji
Wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe i rachunkowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przepisy podatkowe i rachunkowe)
Obsługa klienta i wsparcie techniczne	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś stroną umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy zgłaszasz sprawę w imieniu organizacji
Bezpieczeństwo platformy i zapobieganie nadużyciom (monitorowanie, wykrywanie nieautoryzowanego dostępu, ochrona danych Klientów i kandydatów)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Analiza sposobu korzystania z platformy i rozwój produktu (analityka produktowa, ankieta rejestracyjna)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Marketing: newsletter i kontakt z nowymi osobami	zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgoda wymagana przepisami o komunikacji elektronicznej; wycofanie w każdej chwili
Marketing: informacje o nowych funkcjach i podobnych usługach do obecnych Klientów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wysyłka e-mailem wyłącznie po zgodzie wymaganej przepisami o komunikacji elektronicznej; możesz złożyć sprzeciw lub wycofać zgodę w każdej chwili
Dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Realizacja Twoich praw i obowiązków wobec organów	art. 6 ust. 1 lit. c RODO

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Heroify nie podejmuje wobec Klientów ani Użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne (art. 22 RODO). Decyzje dotyczące relacji handlowej podejmują ludzie.

Możemy analizować sposób korzystania z platformy w celu jej ulepszania i dopasowania komunikatów. Reguły techniczne, takie jak blokada rejestracji z adresów w domenach ogólnodostępnych czy wstrzymanie zakupu do czasu weryfikacji numeru VAT UE, nie są decyzjami w rozumieniu art. 22 RODO; w razie problemu skontaktuj się z nami.

Systemy sztucznej inteligencji na platformie służą do oceny odpowiedzi Kandydatów/Uczestników, nie Użytkowników. Ich opis znajdziesz w Polityce Prywatności Kandydata/Uczestnika oraz w informacji o AI: https://heroify.co/pl/nota-ai.

6. Komu przekazujemy Twoje dane

Korzystamy z usług podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu (podmioty przetwarzające), oraz podmiotów, które są odrębnymi administratorami:

Podmioty przetwarzające (kategorie): dostawca hostingu (serwery w UE), dostawca e-maili systemowych, dostawca analityki produktowej (UE), dostawca monitorowania błędów, dostawca ochrony ruchu i CDN, narzędzie wewnętrznej komunikacji do obsługi zgłoszeń, system CRM, narzędzie do newslettera, platforma webinarowa, narzędzie analityki strony (po zgodzie), dostawca modelu językowego (dla publicznego "Rekomendatora metod oceny" oraz dla funkcji wspomagających konfigurację Assessmentu na platformie: sugestie poziomu stanowiska, kompetencji i pytań na podstawie opisu stanowiska i wartości organizacji wpisanych przez Użytkownika; bez danych Konta i bez danych kandydatów), dostawcy narzędzi AI wspierających pracę zespołu Heroify (np. porządkowanie zapytań handlowych i korespondencji; bez wykorzystania danych do trenowania modeli), system do wystawiania faktur, biuro rachunkowe w zakresie prowadzenia ksiąg na nasze zlecenie.
Odrębni administratorzy: operator płatności (w zakresie danych płatniczych), Komisja Europejska (system VIES, weryfikacja VAT UE), kancelarie i doradcy w zakresie niezbędnym do obsługi konkretnej sprawy.
Organy publiczne: wyłącznie gdy wynika to z obowiązku prawnego.

Informację o konkretnych odbiorcach udostępniamy na żądanie (gdpr@heroify.co). Sub-procesorów danych Kandydatów/Uczestników wskazuje Wykaz sub-procesorów stanowiący załącznik do DPA, udostępniany Klientom przy akceptacji DPA i na żądanie.

7. Transfery danych poza EOG

Główna infrastruktura Platformy (aplikacja i bazy danych) znajduje się na serwerach w Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy (m.in. ochrony ruchu, e-maili systemowych, monitorowania błędów, płatności, analityki strony i modelu językowego) mogą przetwarzać dane w USA. W każdym takim przypadku opieramy transfer na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (art. 45 RODO; EU-US Data Privacy Framework dla certyfikowanych dostawców z USA) albo na standardowych klauzulach umownych (art. 46 RODO), wraz z oceną skutków transferu. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie. Szczegóły dla każdego dostawcy zawiera wykaz udostępniany na żądanie.

8. Jak długo przechowujemy dane

Kategoria	Okres
Dane Konta i Użytkownika	Przez czas trwania umowy. Konto, na które przez 24 miesiące nie zalogował się żaden Użytkownik i które nie ma aktywnej Subskrypcji ani ważnych jednostek rozliczeniowych, możemy zamknąć po dwukrotnym powiadomieniu e-mailem, 60 i 30 dni wcześniej (Regulamin § 4.12)
Konto niepotwierdzone po rejestracji	Do 30 dni od rejestracji
Dane rozliczeniowe, faktury, historia płatności	Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (obowiązek prawny; nie podlegają wcześniejszemu usunięciu na żądanie)
Korespondencja handlowa i wsparcie	3 lata od ostatniego kontaktu
Dane potencjalnych klientów (leady) bez zawarcia umowy	24 miesiące od ostatniego kontaktu
Dane marketingowe na podstawie zgody	Do wycofania zgody
Dane analityczne i logi techniczne	Logi serwera i raporty błędów do 30 dni; logi wywołań modelu językowego (metadane oraz treść zapytania, która nie zawiera danych identyfikacyjnych) do 90 dni; analityka produktowa na platformie do 12 miesięcy; analityka strony do 2 miesięcy
Dane niezbędne do obrony roszczeń	Do upływu terminu przedawnienia właściwego roszczenia, wyłącznie dla danych objętych sporem

Możesz zażądać usunięcia swojego konta Użytkownika, pisząc na contact@heroify.co; nie powoduje to zamknięcia Konta organizacji, o które może wystąpić jej administrator zgodnie z Regulaminem (contact@heroify.co). Usuniemy dane w terminie 30 dni, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać na podstawie prawa (np. faktury) lub w związku z nierozstrzygniętym sporem. Dane Kandydatów/Uczestników powierzone przez Twoją organizację usuwamy zgodnie z DPA (po zakończeniu umowy i upływie okna eksportu, sekcja 9 DPA).

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki ochrony danych odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie, kontrolę dostępu i separację danych organizacji. O naruszeniu ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, poinformujemy Cię zgodnie z RODO.

Platforma i strona heroify.co używają plików cookie i podobnych technologii:

Niezbędne: utrzymanie sesji, bezpieczeństwo, zapamiętanie ustawień. Nie wymagają zgody.
Analityczne: statystyki odwiedzin strony oraz analityka produktowa na platformie. Skrypty te uruchamiamy dopiero po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze cookie; bez zgody lub po jej wycofaniu nie zbierają zdarzeń. Zgodę możesz zmienić w każdej chwili w ustawieniach cookie.
Bezpieczeństwa i diagnostyki: ochrona przed botami i raporty błędów (komunikat, adres strony bez parametrów, przeglądarka, identyfikator techniczny; bez treści pól, cookies i adresu IP). Nie nagrywamy przebiegu sesji. Są niezbędne do bezpiecznego działania usługi.

Szczegółowe informacje o poszczególnych plikach cookie i czasie ich życia znajdziesz w ustawieniach cookie na stronie.

11. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych i ich kopii (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu, w tym marketingu (art. 21), wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

Aby skorzystać z praw, napisz na gdpr@heroify.co. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w złożonych przypadkach możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię w ciągu pierwszego miesiąca wraz z przyczyną. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl).

12. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Politykę wraz z rozwojem usług i zmianami prawa. O zmianach dotyczących sposobu przetwarzania Twoich danych informujemy przed ich wprowadzeniem. Data ostatniej aktualizacji jest podana na początku dokumentu. Wersja polska jest rozstrzygająca w razie rozbieżności z wersją angielską.

13. Kontakt

E-mail: gdpr@heroify.co Adres: Heroify sp. z o.o., ul. Padewska 23/7, 00-777 Warszawa Strona: https://heroify.co